Zpracování osobních údajů

Seznámení s požadavky článku 13 nařízení GDPR

"Informace o zpracování osobních údajů poskytované v případě, že osobní údaje jsou získány od subjektu údajů"

1. Pokud se osobní údaje týkající se subjektu údajů získávají od subjektu údajů, poskytne správce v okamžiku získání osobních údajů subjektu údajů tyto informace:

a. totožnost a kontaktní údaje správce a jeho případného zástupce;

OKNOSTYL group s.r.o.
Tišnovská 2029/51 664 34
Kuřim IČ:27689719
DIČ:CZ27689719
Společnost vedená Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 52299

b. případně kontaktní údaje případného pověřence pro ochranu osobních údajů;

Pověřenec pro ochranu osobních údajů nebyl ustanoven.

c. účely zpracování, pro které jsou osobní údaje určeny, a právní základ pro zpracování;

Účelem zpracování jsou následující doklady/úkony:

komunikace v rámci smluvních vztahů
obchodní nabídky
zpracování projektů
kupní smlouvy
daňové a účetní doklady (faktury, dobropisy….)
předávací dokumentace (dodací listy, předávací protokoly…)
plánování a realizace montáží
plánování a realizace servisu
reklamace, servis a dokumenty s nimi spojené
interní přehledy a tiskové sestavy
užití software (identifikace uživatele)

Právním základem je plnění smlouvy ve smyslu Článku 6, odstavec 1, písmeno b), c), f) nařízení GDPR.

Rozsah přijímaných osobních údajů

Jméno, příjmení, email – minimální rozsah potřebný ke zpracování nabídky

Jméno, příjmení, adresa (příp. adresa realizace, fakturační, trvalého pobytu – typ dle potřeby realizace), email, telefonní číslo – minimální rozsah potřebný k uzavření smluvního vztahu v případě objednávky výrobků, či korektního zadání požadavku na servis či reklamaci

d. oprávněné zájmy správce nebo třetí strany v případě, že je zpracování založeno na čl. 6 odst. 1 písm. f);

Tiskové sestavy, emailová komunikace, vnitropodniková komunikace

Dokumentace k zakázce:
Cenová nabídka
Zaměřovací protokol
Smlouva
Dodací list
Předávací protokol
Reklamační protokol
Návod k obsluze
Doplňující informace

Účetní doklady:
Poroforma faktura
Zálohová faktura
Konečná faktura
Dobropis

Interní dokumenty:
Rozpis montáží
Objednávka montáží
Výkaz práce pracovníka
Požadavek na montáž

Automatická emailová komunikace:
Spokojenost s cenovou nabídkou
Opakovaný dotaz
Vypršení platnosti cenové nabídky
Poděkování za nákup oken
Ukončení záruční lhůty
Přijmutí reklamace
Přidělení technika
Reklamace vyřešena

e. případné příjemce nebo kategorie příjemců osobních údajů;

Příjemcem osobních údajů je jejich správce uvedený v bodě a), dále mohou být předávány dalším příjemců, jmenovitě:

Obchodní společnost Duk finance s. r. o., se sídlem Wágnerova 1743, 666 01 Tišnov, IČ: 024 34 083, zapsána v Obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně v oddíle C, vložce 81268, - poskytovatelem účetního a daňového poradenství

Obchodní společnost Shean s.r.o., se sídlem Svitavská 500, 678 01 Blansko, IČ 26768479, zapsaná v Obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně v oddíle C, vložce 48866, jako poskytovatel - marketing

Obchodní společnost Seznam.cz a. s., se sídlem Radlická 3294/10 , 150 00 Praha 5, IČ: 261 68 685, zapsána v Obchodním rejstříku vedeném u Městského soudu v Praze, v oddíle B, vložce 6493, - poskytovatel marketingových služeb

Obchodní společnost Google.com s. r. o., se sídlem Gordon House, Barrow Street, Dublin, D04 E5W5, Dublin, Ireland, - poskytovatel marketingových služeb

Obchodní společnost BRNOKONZULT s. r. o., se sídlem Bohuslava Martinů 844/59, Stránice, 602 00 Brno, IČ:499 71 239, zapsána v Obchodním rejstříku vedená u Krajského soudu v Brně, v oddíle C, vložce 13592. – vymáhání pohledávek

BNP Paribas Personal Finance SA, odštěpný závod se sídlem: Karla Engliše 3208/5, Smíchov, 150 00 Praha 5 IČO: 03814742; DIČ: CZ 03814742, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. A 77003 – poskytování spotřebitelských úvěrů

GERBRUDER WEISS spol. s.r.o., se sídlem: Průmyslová 477, 252 61 Jeneč, IČO: 447 95 092, DIČ: CZ 447 95 092, zapsaná v obchodním rejstříku, vedeného Městským soudem v Praze oddíl C, vložka 6120 – přeprava zásilek

ČSAD Hodonín a.s., se sídlem: Brněnská 3883/48, 695 01 Hodonín, IČO: 607 47 536, DIČ: CZ607 47 536, zapsaná v obchodním rejstříku, vedeného Krajským soudem v Brně oddíl B, vložka 4335 – přeprava zásilek

PPL CZ s.r.o., se sídlem K Borovému 99, Jažlovice, 251 01 Říčany, IČO: 251 94 798, DIČ: CZ251 94 798, zapsaná v obchodním rejstříku, vedeného Městským soudem v Praze oddíl C, vložka 105858 – přeprava zásilek

Česká pošta, s.p., se sídlem: Politických vězňů 909/4, 225 99 Praha 1, IČO: 471 14 983, DIČ:CZ471 14 983, zapsaná v obchodním rejstříku, vedeného Městským soudem v Praze oddíl A, vložka 7565 – přeprava zásilek

f. případný úmysl správce předat osobní údaje do třetí země nebo mezinárodní organizaci a existenci či neexistenci rozhodnutí Komise o odpovídající ochraně nebo, v případech předání uvedených v článcích 46 nebo 47 nebo čl. 49 odst. 1 druhém pododstavci, odkaz na vhodné záruky a prostředky k získání kopie těchto údajů nebo informace o tom, kde byly tyto údaje zpřístupněny.

Osobní údaje nejsou předávány do třetích zemí.

2. Vedle informací uvedených v odstavci 1 poskytne správce subjektu údajů v okamžiku získání osobních údajů tyto další informace, jsou-li nezbytné pro zajištění spravedlivého a transparentního zpracování:

a. doba, po kterou budou osobní údaje uloženy, nebo není-li ji možné určit, kritéria použitá pro stanovení této doby;

Osobní údaje subjektů údajů kteří u nás učiní poptávku a obratem neuzavřou objednávku či smlouvu o dílo jsou archivovány po dobu 12ti měsíců od skončení platnosti CN. Subjekty údajů, kteří od nás obdrží cenovou nabídku mají možnost se na základě automatického emailu generovaného po uplynutí platnosti CN nechat z naší databáze smazat. V případě, že tak neučiní, jsou jejich údaje automaticky smazány po uplynutí 12ti měsíců od skončení platnosti cenové nabídky.

Osobní údaje subjektů údajů,kteří s námi uzavřou smlouvu o dílo či potvrdí závaznou objednávku a obdrží smlouvy, předávací protokoly a účetní doklady (obecně dokumentace – tiskové sestavy, generované v souvislosti se zakázkou) jsou archivovány po dobu 10ti let od předání díla.. Po uplynutí záruční lhůty (zpravidla 5ti let,) mají subjekty údajů možnost nechat se z databáze smazat na základě automaticky generovaného emailu informujícího o uplynutí záruční lhůty. Účetní doklady jsou archivovány po dobu 10ti let

b. existence práva požadovat od správce přístup k osobním údajům týkajících se subjektu údajů, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, a vznést námitku proti zpracování, jakož i práva na přenositelnost údajů;

Subjekt osobních údajů může požadovat od správce:

přístup k osobním údajům týkajících se subjektu údajů,
jejich opravu,
výmaz, pokud pomine zákonný důvod jejich zpracování,
požadovat omezení zpracování,
vznést námitku proti jejich zpracování,
požadovat přenositelnost údajů.

c. existence práva podat stížnost u dozorového úřadu;

Subjekt osobních údajů má právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je ÚOOÚ.

d. skutečnost, zda poskytování osobních údajů je zákonným či smluvním požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, a zda má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout, a ohledně možných důsledků neposkytnutí těchto údajů;

Osobní údaje jsou subjektem údajů poskytnuty pro účel přípravy, případně následného uzavření kupní smlouvy. Bez poskytnutí těchto údajů není možné realizovat smluvní vztah mezi kupujícím a dodavatelem.požadavkem, nebo požadavkem, který je nutné uvést do smlouvy, a zda má subjekt údajů povinnost osobní údaje poskytnout, a ohledně možných důsledků neposkytnutí těchto údajů;

e. skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování, uvedenému v čl. 22 odst. 1 a 4, a přinejmenším v těchto případech smysluplné informace týkající se použitého postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování pro subjekt údajů.

Při zpracování osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, včetně profilování.

f. Pokud správce hodlá osobní údaje dále zpracovávat pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny, poskytne subjektu údajů ještě před uvedeným dalším zpracováním informace o tomto jiném účelu a příslušné další informace uvedené v odstavci 2.

Správce nehodlá osobní údaje dále zpracovávat pro jiný účel, než je účel, pro který byly shromážděny.

g. Subjekt osobních údajů má právo na poskytnutí osobních údajů ve strojově čitelné podobně.

Subjekt osobních údajů má právo na poskytnutí osobních údajů ve strojově čitelné podobně.

Směrnice o řešení oznámení společnosti

Verze 1.0 V Kuřimi 24.5.2018